ALLES FLIESST – DER WORKFLOW

Ein Workflow ist ein Arbeitsablauf, der aus einzelnen Aktivitäten aufgebaut ist, die sich auf Teile eines Geschäftsprozesses, sowie organisatorische Vorgänge bezieht. Dabei beschreibt ein Workflow ausführlich die operative Ebene; idealerweise so exakt, dass die folgende Aktivität durch den Ausgang der jeweils vorangehenden schon vorbestimmt ist. Ein Workflow hat einen definierten Anfang, einen organisierten Ablauf und ein definiertes Ende.

 

1. RECHERCHE

Die Recherche erfolgt vor dem Treffen zwischen Agentur und Kunde. Sie ist entweder Kunden oder Projekt bezogen.

2. BRIEFING/REBRIEFING

  • Das Briefing erfolgt zwischen Agentur und Kunde.
  • Das Briefing muss die klare Beschreibung der Aufgabe enthalten.
  • Das Briefing sollte folgende Angaben beinhalten:
  • Die konkrete Aufgabenstellung, Werbeziele, Zielgruppendefinition, Hintergrundinformationen zum Unternehmen, sowie den Budget- und Zeitrahmen, die Zuständigkeiten, Ansprechpartner und sonstige wichtige Rahmenbedingungen.
  • Nach dem Briefinggespräch wird ein Rebriefing angefertigt.
  • Nach Freigabe dieses Rebriefings durch den Kunden erfolgt die Angebotserstellung.

3. ANGEBOTSERSTELLUNG

  1. Die Verwaltung sammelt alle relevanten Informationen aller Projektbeteiligten – intern wie extern – ein.
  2. Erstellung eines Angebotsvorschlages durch die Verwaltung
  3. Abstimmung des Vorschlages mit Projektleitung und Geschäftsführung
  4. Versand an den Kunden 
  5. Nach Freigabe erfolgt der Projektstart

4. PROJEKTSTART

      1. Projektstartmeeting mit allen Projektbeteilig 

  • Inhalte des Meetings: 
  • Briefing
  • Jobblatt
  • Verteilung der Verantwortlichkeiten

      2. Erstellung des Timetableten

5. KONZEPTION

  1. Recherche
  2. Brainstorming  
  3. Ausarbeitung einer Konzeption
  4. Visualisierung des Konzeptes
  5. Interne Vorstellung des Konzeptes 

6. PRÄSENTATION

  1. Erstellung einer Keynote Präsentation
  2. Präsentation beim Kunden 
  3. Nach Freigabe durch den Kunden geht das Projekt in die Umsetzung

7. UMSETZUNG

  1. Beschaffung aller vom Kunden zu liefernden Daten durch die Projektleitung 
  2. Entwicklung des Layouts
  3. Abstimmung und Freigabe durch den Kunden
  4. Zeitgleich: 
  • Erstellung der Texte
  • Abstimmung zwischen Designern und Freelancern
  • Umsetzung des Layouts
  • Abstimmung aller produktionsrelevanten Informationen zwischen Kreation und Produktion
  • Einholung von Angeboten und Abstimmung mit Kreation, Projektleitung und Kunden
  • Freigabe der Produktionskosten durch den Kunden
  • Abstimmung des Layouts zwischen Designer und Projektleitung

        5. Versand des Layouts an den Kunden

        6. Abwicklung der Korrekturphase

        7. Erteilung der Produktionsfreigabe durch den Kunden

8. PRODUKTION

  1. Beauftragung der externen Dienstleister
  2. Kauf von Lizenzen
  3. Reinzeichnung der Daten 
  4. Versand der Reinzeichnung/Proof an den Kunden 
  5. Freigabe der Reinzeichnung/Proof durch den Kunden
  6. Versand an Dienstleister
  7. Betreuung der Produktion

9. PROJEKTABSCHLUSS

  1. Rechnungslegung
  2. Controlling
  3. Archivierung

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